Accord obtenu : franchir les conditions de décaissement

Vous avez l’accord. La convention est signée, le comité d’investissement ou le conseil d’administration du bailleur a validé votre dossier. Vous vous attendez à recevoir les fonds dans les semaines qui suivent. Plusieurs mois plus tard, pas un franc n’est arrivé, et votre conseiller vous apprend que l’accord est sur le point d’expirer.

Ce scénario est plus courant qu’on ne le croit en Afrique de l’Ouest. La Banque africaine de développement l’a mesuré sur son propre portefeuille : son Working Paper n° 141, « Always Late » (décembre 2011), qui analyse les 525 opérations du secteur agricole approuvées par la Banque entre 1990 et 2007, conclut que les longs délais de démarrage sont marqués dans ce secteur et que près de la moitié du délai menant au premier décaissement tient à l’intervalle entre l’engagement de la Banque et l’entrée en vigueur du prêt : c’est exactement la phase décrite ici. Ce délai se compte en mois, pas en semaines. La période qui sépare la signature d’une convention de financement du premier décaissement est une phase à part entière, avec ses propres exigences, ses propres délais et ses propres causes d’échec. Elle est systématiquement sous-estimée parce que toute l’énergie du porteur de projet s’est concentrée sur l’obtention de l’accord, pas sur ce qui vient après.

Ce qui suit est un ordre de marche pour traverser cette phase sans perdre votre accord.

Lire la convention comme un document de gestion de projet dès la signature

La première action à mener dans les heures qui suivent la signature n’est pas de lancer les travaux ni d’informer les parties prenantes. C’est de lire la convention de financement de bout en bout avec un seul objectif : extraire la liste exhaustive des conditions préalables au premier décaissement.

Ces conditions se trouvent généralement dans une section intitulée « Conditions suspensives » ou « Conditions préalables au décaissement », ou « Conditions Precedent » dans les conventions rédigées en anglais. Elles peuvent figurer dans une annexe ou être dispersées dans plusieurs articles. Votre travail est de les centraliser dans un document unique.

Pour chaque condition, notez quatre informations : l’intitulé exact tel qu’il apparaît dans la convention, la pièce ou l’action que le bailleur attend, le délai prévu si la convention en mentionne un, et à quel organisme ou administration vous devrez vous adresser pour la remplir. Ce tableau sera votre document de pilotage pendant toute la phase pré-décaissement.

N’interprétez pas les conditions à ce stade. Si un libellé est ambigu, notez la question et posez-la au chargé de projet du bailleur dans les premiers jours. Une interprétation erronée peut vous faire produire un document qui ne sera pas accepté, avec plusieurs semaines perdues.

Les six familles de conditions les plus fréquentes

Si les conditions varient selon les bailleurs et les types de financement, elles se regroupent presque toujours dans les mêmes catégories. Les connaître à l’avance permet d’anticiper les démarches avant même la signature.

Les sûretés à constituer. Le bailleur exige souvent une hypothèque sur un bien immobilier, un nantissement sur un fonds de commerce ou des parts sociales, une caution personnelle du dirigeant, ou une combinaison de ces instruments. La constitution d’une hypothèque en Afrique de l’Ouest passe par un acte notarié, une inscription au livre foncier et parfois la levée préalable d’un certificat de propriété. Ce processus peut mobiliser plusieurs mois dans des conditions normales. La rédaction et la validité des actes relèvent du notaire et de l’avocat du projet : l’enjeu, côté pilotage, est d’en tenir le calendrier.

La justification de l’apport propre. La plupart des financements ne couvrent qu’une partie du coût total du projet. Le bailleur veut la preuve que votre part est disponible, voire déjà engagée. Cette preuve prend la forme d’un relevé bancaire récent montrant le solde correspondant, ou d’un contrat de co-investissement accompagné de ses propres justificatifs. Relevez dans la convention l’ancienneté maximale admise : au-delà, le document est refusé et doit être réédité.

L’ouverture d’un compte dédié au projet. De nombreuses conventions exigent que les fonds du bailleur transitent par un compte bancaire ouvert exclusivement pour le projet, distinct des comptes opérationnels de l’entreprise. L’ouverture de ce compte dans une banque agréée par le bailleur peut elle-même prendre plusieurs semaines.

L’approbation d’un manuel de procédures administratives et financières. Cette condition est fréquente dans les financements publics et dans les projets soutenus par des bailleurs de développement. Le manuel décrit comment les décisions seront prises, comment les dépenses seront engagées et justifiées, comment les rapports seront produits. Il doit être soumis au bailleur et approuvé avant tout décaissement. Sa rédaction prend du temps, et les allers-retours d’approbation aussi.

Le recrutement de l’équipe clé. Certains accords mentionnent explicitement que le chef de projet, le responsable financier ou d’autres profils déterminants doivent être en poste, avec preuves à l’appui (contrats de travail, CV validés), avant que le premier fonds soit libéré.

Les autorisations administratives. Selon la nature du projet, il peut s’agir d’un permis de construire, d’une autorisation d’exploitation, d’un agrément sectoriel ou d’une décision d’approbation d’une autorité de régulation. Ces autorisations dépendent d’administrations tierces dont vous ne contrôlez pas le calendrier.

Construire le rétro-planning des conditions avec un responsable par ligne

Une fois la liste des conditions établie, la deuxième étape est de construire un rétro-planning à rebours depuis la date limite fixée par la convention.

La structure est simple : une ligne par condition, la date limite de levée calculée à rebours depuis la date d’expiration de l’accord, le responsable nommé en interne, les actions intermédiaires nécessaires, et un état d’avancement mis à jour chaque semaine.

Le point critique est de nommer un responsable par condition, pas une « équipe projet ». Une condition sans responsable identifié est une condition qui ne sera pas levée à temps. Le responsable n’est pas forcément celui qui accomplit les démarches : il est celui qui surveille, relance et escalade si quelque chose bloque.

Certaines conditions ont des dépendances entre elles. L’ouverture du compte dédié ne peut souvent pas se faire avant que les statuts de la structure porteuse du projet soient finalisés. La constitution d’une hypothèque nécessite un titre de propriété en règle. Identifiez ces dépendances et traitez les conditions parents en premier.

Le plan de passation des marchés, talon d’Achille systématiquement sous-estimé

Dans les financements publics et dans un grand nombre de financements de bailleurs de développement actifs en Afrique de l’Ouest, le plan de passation des marchés est une condition préalable au premier décaissement, et parfois à tout décaissement.

Ce plan liste l’ensemble des achats de biens, services et travaux que le projet va réaliser, avec pour chaque ligne : la description, le montant estimé, la méthode de passation prévue (appel d’offres ouvert, consultation restreinte, entente directe) et le calendrier envisagé. Le bailleur le valide avant que vous puissiez engager les premières dépenses.

Pourquoi est-il systématiquement sous-estimé ? Parce que les équipes projet le considèrent comme une formalité administrative plutôt que comme un outil de pilotage. Il est rédigé rapidement, le bailleur renvoie des commentaires qui nécessitent une révision, et chaque aller-retour coûte plusieurs semaines.

Pour éviter cet écueil, rédigez le plan de passation pendant la phase de négociation de la convention, pas après la signature. Si cela n’a pas été fait, traitez-le comme la priorité absolue dans les premiers jours qui suivent l’accord. Consultez le bailleur sur sa grille de seuils, c’est-à-dire les montants à partir desquels il exige un appel d’offres, avant de commencer à rédiger. Ces grilles varient d’un financeur à l’autre et ne coïncident pas nécessairement avec le droit national. Au Sénégal, par exemple, le Code des marchés publics (décret n° 2022-2295 du 28 décembre 2022) fixe le seuil de l’appel d’offres ouvert, pour l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics, à 70 millions de FCFA pour les travaux et à 50 millions de FCFA pour les fournitures et services courants comme pour les prestations intellectuelles. Un plan de passation construit sur ces seuils nationaux peut être renvoyé par un bailleur qui applique les siens.

Préparer le premier appel de fonds en parallèle, pas après

La plupart des équipes projet attendent d’avoir levé toutes les conditions pour commencer à préparer le premier appel de fonds. C’est une erreur qui coûte plusieurs semaines supplémentaires.

Le premier appel de fonds est un dossier documenté qui prouve au bailleur que vous avez rempli les conditions préalables et que vous êtes prêt à recevoir les fonds. Il contient généralement : une lettre de demande de décaissement, les preuves de levée de chaque condition préalable, l’état prévisionnel des dépenses pour la période concernée, et, pour les décaissements suivants, un état des dépenses déjà réalisées avec les pièces justificatives.

Ce dossier se prépare en parallèle des démarches de levée des conditions. Créez un répertoire dédié dès le premier jour. Au fur et à mesure que chaque condition est levée, classez la preuve correspondante dans ce répertoire. Quand la dernière condition tombe, votre dossier de premier appel est prêt à envoyer.

Vérifiez aussi le délai de traitement de l’appel de fonds côté bailleur. Certains bailleurs annoncent un délai de traitement de plusieurs semaines entre la réception du dossier et le virement effectif. Ce délai ne commence à courir qu’à la date de réception d’un dossier complet.

Quand un accord expire et comment demander une prorogation

Un accord de financement expire si les conditions préalables n’ont pas été levées dans le délai stipulé, ou si une date limite de mise en vigueur est dépassée sans que les formalités requises aient été accomplies. Dans ce cas, le bailleur peut annuler l’accord sans être tenu de le renouveler aux mêmes conditions. Ces butoirs sont écrits noir sur blanc. À la Banque mondiale, la Directive sur le financement de projets d’investissement du 13 mars 2023 (Bank Directive, Investment Project Financing, paragraphes 37 et 38) prévoit que l’offre de prêt est normalement retirée si les accords juridiques ne sont pas signés dans les 18 mois suivant l’approbation, que ces accords prennent fin si les conditions d’entrée en vigueur ne sont pas remplies à la date limite qu’ils fixent, et que cette date limite n’est normalement pas prorogée au-delà de 18 mois après l’approbation du prêt.

Les causes les plus fréquentes d’expiration sont : la sous-estimation du temps nécessaire pour constituer les sûretés, l’attente d’une autorisation administrative dont le délai n’était pas maîtrisable, un plan de passation des marchés renvoyé plusieurs fois en révision, ou simplement un suivi insuffisant de la phase post-signature.

Si vous anticipez que vous ne pourrez pas lever toutes les conditions dans le délai prévu, demandez une prorogation avant l’expiration, pas après. La même Directive de la Banque mondiale précise que toute décision de proroger la date limite d’entrée en vigueur est prise avant son expiration (paragraphe 38). Une demande formulée plusieurs semaines avant l’échéance, avec un état d’avancement détaillé et un nouveau calendrier réaliste, a des chances d’être accordée. Une fois l’accord expiré, on entre dans l’exception : à la Banque mondiale, seule une décision de la direction de rétablir l’accord, avec l’accord de l’emprunteur, peut alors le sauver (même paragraphe 38), avec toutes les incertitudes que cela implique.

Dans votre demande de prorogation, présentez : les conditions déjà levées avec leurs preuves, les conditions restantes avec leur état précis, les obstacles rencontrés et les démarches en cours, le nouveau délai demandé avec sa justification chiffrée. Ne demandez pas plus de temps que nécessaire : une prorogation de trois mois avec un plan d’action crédible pèse plus qu’une prorogation de six mois sans détail.

Le ton de la demande compte aussi. Il ne s’agit pas d’expliquer pourquoi vous avez du mal, mais de démontrer que vous maîtrisez la situation et que le retard porte sur des éléments précis et identifiés, non sur votre capacité à gérer le projet.

Pourquoi Cabinet Carrée pour cette phase

La phase de levée des conditions préalables mobilise des compétences rarement réunies dans une seule équipe projet : lecture juridique des conventions de financement, procédures notariales et administratives locales, exigences propres à chaque bailleur actif en Afrique de l’Ouest, structuration d’un dossier d’appel de fonds conforme.

Cabinet Carrée accompagne les porteurs de projets dans cette phase, depuis la lecture de la convention jusqu’à la préparation du premier appel de fonds, en passant par le rétro-planning des conditions et le plan de passation des marchés. Cet accompagnement s’inscrit dans notre pilier Montage de dossiers d’investissement (voir notre outil de business plan gratuit et notre guide du montage de dossier de financement en Afrique de l’Ouest), dont le périmètre couvre les projets financés par des bailleurs de développement, des banques commerciales et des fonds privés actifs en Afrique Sub-Saharienne.

Pour les projets en cours de montage ou en phase post-accord, notre guide sur le financement BOAD au Sénégal et notre guide sur la levée de fonds en Afrique de l’Ouest précisent les exigences propres à ces deux sources de financement majeures.

Pour en discuter avec notre équipe : appel et WhatsApp au +221 77 627 93 72.